Un agenda avec anniversaires dans Notion

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Un agenda avec anniversaires dans Notion 6
Cékoissa ?
Outil de productivité

🖼️ Photo à la une par Adi Goldstein

Après vous avoir montré comment utiliser la Technique Pomodoro, je vous propose un nouveau billet pour vous expliquer comment intégrer un agenda avec anniversaires dans Notion. Je vous propose de découvrir cela grâce à une seule base de données et une petite formule bien pratique que je vais vous expliquer.


Dans mon article de présentation de Notion, j’insistais sur l’importance des bases de données dans le fonctionnement de Notion. Ces bases de données peuvent notamment être affichées sous la forme d’un calendrier où chaque page devient donc un évènement.

Le fonctionnement en lui-même est plutôt simple et ne nécessite pas d’article dédié. Seulement voilà, Notion ne sait pas gérer les évènements récurrents comme les anniversaires. C’est donc tout l’objet de ce petit billet qui vous sera utile, je l’espère.

Une simple base de données

Pour commencer, nous allons créer une simple base de données qui contiendra nos évènements. Cette base donnée étant destinée à être utilisée comme un agenda, nous allons donc remplacer sa vue par défaut par une vue « Calendrier » à l’aide du menu « Add a view » présent en haut de cette dernière.

Nous allons ensuite ajouter notre premier évènement qui va dans un premier temps nous servir à ajouter les champs nécessaires au fonctionnement de notre agenda. Le premier champ sera de type « Select » et aura pour nom « Type ». Vous pouvez créer autant de types que vous souhaitez pour vos évènements, l’important est surtout d’avoir un type « Anniversaire ».

Anniversaires dans Notion

Nous allons ensuite ajouter un champ de type « Date » que l’on nommera donc « Date ». S’il s’agit d’un évènement classique, on y indiquera la date et s’il s’agit d’un anniversaire on y renseignera la date de naissance de la personne. Jusqu’ici, rien de sorcier, on retrouve le fonctionnement classique d’un calendrier sous Notion.

Le problème, vous l’aurez compris, c’est que les anniversaires n’apparaîtront jamais dans l’agenda puisque nous les avons positionnés dans le passé. L’idée de cet article est donc de ne pas avoir à modifier manuellement et chaque année la date des anniversaires pour qu’ils s’affichent dans l’agenda.

La formule magique

Comme souvent, le secret derrière ces petits « hacks » de Notion réside dans une formule. Cette dernière a pour finalité d’afficher une date. En l’occurrence, s’il s’agit d’un évènement autre qu’un anniversaire, elle récupèrera simplement la valeur du champ « Date ». En revanche, s’il s’agit d’un anniversaire, elle va calculer automatiquement le prochain anniversaire en prenant la date de naissance qu’elle rapporte sur l’année en cours/la suivante selon si l’anniversaire est déjà passé.

if(prop("Type") == "Birthday", dateAdd(prop("Date"), year(now()) - year(prop("Date")), "years"), prop("Date"))

Ainsi, peu importe le type d’évènements, nous aurons toujours la « bonne » date en résultat de cette formule et il ne nous restera plus qu’à baser notre vue sur ce champ pour que chaque évènement se positionne correctement.

Afficher correctement le calendrier

Maintenant que tout est en place, je vais vous présenter deux façons d’utiliser votre nouveau calendrier, car celui-ci présente quelques spécificités à prendre en compte. En effet, on pourrait être tenté d’afficher simplement une vue « Calendrier » basée sur le résultat de notre formule. On affiche ainsi tous les évènements sans prise de tête. Seulement, avec ce fonctionnement, il ne sera pas possible d’ajouter un évènement en cliquant sur un jour dans le calendrier. Il faudra donc obligatoirement passer par le bouton « New » en haut à droite et spécifier la date manuellement.

Anniversaires dans Notion

Si vous tenez absolument à conserver cette fonctionnalité, il faudra scinder l’affichage de votre calendrier en deux. Dans mon cas, j’utilise une première vue de type « Calendrier » basée sur le champ « Date » et une seconde vue de type « Galerie » qui m’affiche uniquement les anniversaires à venir. Ces deux vues pouvant être affichées sur la page d’accueil de votre Notion, par exemple.

Anniversaires dans Notion

Plutôt que de vous expliquer en long en large et en travers comment mettre en place cela, je vous ai créé un template qui reprend tout ce qui a été vu dans ce billet et présente les deux méthodes d’affichage. Comme toujours, celui-ci est en anglais, car je l’ai déjà partagé sur Reddit précédemment.


Comme toujours, j’espère que ce petit billet vous aura permis d’en faire un peu plus avec Notion. Je suis toujours preneur d’exemples d’utilisation de Notion alors n’hésitez pas à partager vos usages avec moi dans les commentaires ou sur Twitter. De mon côté, je réfléchis déjà au prochain article que je pourrais vous proposer concernant Notion.

Néticien - Rédacteur - Vidéaste
  1. Bonjour,
    J’ai une question. J’ai bien lu votre article et j’ai copié collé votre formule afin de pouvoir avoir une récurrence sur les anniversaires mais ça ne marche pas.
    Ca ne s’affiche pas l’année d’après. J’ai pourtant cliquer sur NEW pour entrer la donnée puis mis le prénom dans titre, la date et j’ai rajouté une propriété avec formule et copié collé votre formule en changeant birthday par anniversaire car j’ai nommé ainsi l’évenement. Dois je modifier autre chose ?
    Merci pour votre aide.
    Candy

  2. Bonjour, et merci pour ce billet plutôt clair.
    Je viens également de tester l’astuce ; pareillement à Candy, l’anniversaire ne s’affiche pas l’année d’après… La formule, que j’ai copiée/collée, se transforme bien en date mais remet finalement la même date en 2021 et non 2022. Je ne sais pas si je suis claire… Pour un anniversaire du 27.08.2021, la formule me donne 27.08.2021 et non 27.08.2022, puisque c’est passé.
    Comme indiqué dans votre précédent commentaire, j’ai pourtant bien modifié le menu et choisi la formule.
    Ai-je loupé quelque chose ?
    Merci d’avance et belle fin de journée à vous.

    1. Bonjour Léa 😊
      La formule que je donne en exemple est conditionnée par le champs « Type ».
      Dans ce cas de figure, l’idée est d’avoir un calendrier global pour tout les évènements, rendez-vous, anniversaire.

      Ainsi, si le champs « type » est égal à « Birthday », alors la formule retourne la date +1 an. Vérifiez donc que vous avez bien un champs « Type » sur vos évènements et que pour les évènements « anniversaire », vous choisissez « Birthday » ou « Anniversaire » (mais dans ce cas là, il faut modifier la formule en conséquence).

      N’hésitez pas à revenir vers moi si ça ne fonctionne toujours pas.

  3. Bonjour,
    Super formule nickel pour les anniversaires et que j’ai pu appliquer en l’adaptant à mes tâches récurrentes mensuelles.
    merci beaucoup !

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